1）对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。

2）公司文件由项目资料室作接收登记。

3）项目资料员在接到公司文件后，根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理。项目经理学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅范围，保存传阅记录。重要文件由技术负责人或各室主任组织学习，留下学习记录。

4）职业安全、环境管理方面公司文件由资料室统一作接收记录，文件存于环境管理员处，由环境管理员作文件传阅学习记录。

5）甲方、监理等外来文件和会议纪要等，由资料室统一做接收记录，项目经理阅后确定学习、传阅、落实人员，传阅登记后资料室统一存档。

6）资料盒内应编制文件目录，以便于查阅。

7）作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废及销毁日期。

8）质量体系投入运行后设立的项目经理部，要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》，并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。

9）项目经理部调出人员不允许带走文件和资料，到新的岗位后，需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后，继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。

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