3．采购文件的编制要本着全流程成本的原则，力求达到准确预算、充分利用环境、全过程细节控制的要求。
4．利用价值工程原理，用性价比方法，保证质量，降低成本。
二、询价文件的组成
询价文件由询价技术文件和询价商务文件组成。
1．询价技术文件
(1)设备、材料请购文件包括：供货和工作范围；技术要求和说明、工程标准(工程规定)；图纸、数据表；检验要求；供货厂商提交文件的要求。
(2)请购文件的要点：工艺负荷说明；对制造材料的要求；特殊设计要求；超载能力和裕度要求；控制仪表的要求；电气和公用工程技术数据；采用的设计规范和标准；设备材料的表面处理和防腐、涂漆；其他有关说明；图纸和文件的审批；二底图和蓝图的份数、电子交付物的要求；操作和维修手册的内容和所需份数；指定用途、年限的备品备件清单；性能曲线、检验证书和报告。
(3)请购文件的提交要求：
请购单及附件由项目控制部派出的项目控制经理向项目采购经理提交．对于未设置控制部的公司则由项目设计经理提交。
采购经理收到请购单时审查请购单及附件的内容是否齐全、确切．校审手续是否符合公司质量手册规定，提交时间是否符合进度计划，如果都合格则应按预定计划实施询价。
(4)询价技术附件：数据表，技术规格书，询价图纸及技术：要求，特殊要求和注意事项。
2．询价商务文件
(1)询价商务文件组成：询价函及供货一览表，报价须知，采购合同基本条款和条件，包装、唛头、装运及请款须知，确认报价回函(格式)。
(2)询价商务文件要点：商务条款，合同形式(单价固定、总价固定、材料实报实销、工时实报实销等)，交货时间和地点，检验要求，包装和唛头，交货条件(工厂交货或其他)，货币种类和汇率，支付条款，联系人姓名和地址，质量保证，保险的要求，报价截止日期和报价有效期，密封报价须知，现场服务的要求。
以上文件常采用标准通用文件。通用文件内容完整、严密，具有广泛的适用性。但是，这些文件不具备特殊性。因此，采购经理在执行某一特定项目时，应根据项目合同及业主的要求把以上通用商务文件修改为适合该项目使用的询价商务文件。询价技术文件和商务文件组成的询价文件，即可按采买计划向已确定的合格厂商发出询价。
三、全过程成本管理
成本降低关注的不只是某一产品直接成本的下降，而是着眼于项目建设的大局，以项目总体成本的降低为标准。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、快速及时的供应、可靠的货源保证、节约的组织成本等也属于成本上的利益。降低采购成本还要考虑其他“利益相关者"的收益，不能只看采购直接成本的降低，要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。
1．准确预算。采购预算是在采购之前对采购成本的一种估计和预测．是对资金使用
的一个整体规划，是项目采购的基准。有了准确的预算，就能随时对资金的使用情况进行
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